Quand on me demande quelle est ma méthode pour choisir une application de gestion de tâches, je réponds souvent : tester en conditions réelles. J'ai testé des dizaines d'apps — Todoist, Things, TickTick, Notion, Microsoft To Do — et j'ai toujours besoin d'un protocole simple pour savoir si une app me fera vraiment gagner du temps ou finira abandonnée au bout de deux semaines. Dans cet article, je partage ma méthode pas-à-pas pour tester et comparer deux applications de tâches afin de choisir celle qui correspond vraiment à vos besoins.
Pourquoi tester plutôt que lire uniquement des avis
Les avis et les vidéos YouTube sont utiles pour se faire une première idée, mais ils restent génériques. Ce qui compte, c'est comment une app s'intègre dans VOTRE rituel : la façon dont vous créez des tâches, gérez des priorités, suivez des projets et transformez une liste en actions concrètes. Tester personnellement révèle des détails ergonomiques et émotionnels — est-ce que je prends plaisir à ouvrir l'app ? Ai-je l'impression de perdre du temps à classer les tâches ? — que les tests théoriques ne montrent pas.
Préparation : choisir les deux candidats et définir vos objectifs
Avant de commencer, je choisis deux apps qui semblent proches de mes besoins. Par exemple, quand j'hésite entre Todoist et TickTick, c'est souvent parce qu'elles proposent des fonctionnalités similaires (rappels, répétitions, étiquettes). La préparation consiste à :
- Définir vos objectifs concrets : gagner du temps de tri, mieux planifier la semaine, gérer des projets à plusieurs, ou intégrer au calendrier.
- Lister vos usages indispensables : rappels récurrents, sous-tâches, intégration e-mail/calendrier, synchronisation multi-appareils.
- Préparer un jeu de tâche représentatif (voir section suivante).
Créer un jeu de tâches représentatif
C'est la clé : vous devez tester l'app sur des cas réels. Je crée toujours un jeu de 20 à 30 tâches couvrant plusieurs situations :
- Tâches rapides (2–10 minutes) : "Répondre à l'e-mail X"
- Tâches moyennes (30–90 minutes) : "Rédiger le plan de l'article Y"
- Projets à étapes : "Préparer itinéraire voyage — recherches, réservations, checklist"
- Tâches récurrentes : ménage hebdo, paiement factures
- Tâches partagées ou collaboratives : "Valider la mise en page avec Marie"
J'importe ou entre manuellement ces tâches dans les deux apps pour comparer le flux de création, l'édition en masse, et la facilité de structuration.
Critères de comparaison — les métriques que j'utilise
Je note chaque app sur plusieurs critères, en leur attribuant un score de 1 à 5 selon mes besoins :
- Rapiditié de capture : combien de clics pour ajouter une tâche ? Existe-t-il un raccourci clavier ou widget ?
- Organisation : espaces/projets, sous-tâches, étiquettes, priorités — est-ce intuitif ?
- Rappels et automatisations : répétitions, localisation, intégrations (IFTTT, Zapier)
- Collaboration : partage, assignation, commentaires
- Synchronisation et disponibilité : apps mobile, web, desktop, offline
- Esthétique et ergonomie : ui agréable, lisibilité, personnalisation
- Import/export et migration : facilité à récupérer vos données en cas de changement
- Coût : gratuit, abonnement, fonctionnalités bloquées
La méthode pratique : une semaine de test en double aveugle personnel
Je recommande un test de 7 à 14 jours. Voici mon protocole :
- Jour 0 : installer les deux apps et configurer le minimum (compte, notifications). Importer le jeu de tâches.
- Jours 1–7 : utiliser App A exclusivement pour toutes les tâches réelles ; noter le temps passé chaque jour à organiser et retrouver des tâches (je chronomètre 2–3 opérations typiques).
- Journaliser vos ressentis chaque jour (facile/difficile, fonctionnalités manquantes, bugs).
- Jour 8–14 : répéter avec App B.
- À la fin : compléter la grille de notation et comparer.
Astuce : si vous le pouvez, demandez à un ami de vous rappeler une tâche via l'app pour tester la fiabilité des notifications et le flux collaboratif.
Comparaison synthétique (exemple de tableau)
| Critère | App A (Todoist) | App B (TickTick) |
|---|---|---|
| Rapidité de capture | 4 — raccourci + ajout rapide | 4 — widget performant |
| Organisation | 5 — projets, étiquettes, filtres puissants | 4 — listes + smart lists pratiques |
| Rappels/Automatisations | 3 — options limitées sans intégrations | 5 — minuteries, Pomodoro, rappels de localisation |
| Collaboration | 4 — partage facile | 3 — fonctionnalités collaboratives basiques |
| Coût | 3 — abonnement pour fonctionnalités avancées | 4 — plus de fonctionnalités dans la version gratuite |
Tests à faire au-delà des fonctions de base
Pour juger finement, j'effectue aussi quelques tests concrets :
- Exporter un projet complet et l'importer dans l'autre app (vérifier si les sous-tâches, échéances et notes sont conservées).
- Tester la recherche : retrouver une tâche via mot-clé, filtre et étiquette.
- Utiliser l'app hors-ligne et vérifier la synchronisation au retour en ligne.
- Essayer les intégrations : synchronisation avec Google Calendar, envoi de tâches depuis e-mail.
Comment interpréter les résultats
Le meilleur score n'est pas nécessairement la meilleure app pour vous. J'analyse toujours en croisant :
- Le score global par critère
- Mes priorités personnelles (si la rapidité de capture est primordiale, elle pèse plus dans la décision)
- L'effort de migration futur (si une app facilite l'export, je me sens libre d'essayer)
Parfois, une app moins "parfaite" sur le papier devient la bonne option parce qu'elle s'intègre mieux à mon flux quotidien ou parce que son interface me plaît davantage — et c'est souvent ce petit plaisir d'utilisation qui fait gagner du temps à long terme.
Quelques erreurs fréquentes à éviter
- Tester trop brièvement : 1–2 jours ne suffisent pas pour évaluer la répétition et la résistance à l'usage.
- Comparer des comptes gratuits vs payants sans tenir compte des limites.
- Ignorer le coût émotionnel : une app qui vous frustre vous fera perdre du temps même si elle a plus de fonctionnalités.
Si vous voulez, je peux vous préparer un fichier d'exemple (CSV) avec mon jeu de tâches pour lancer vos tests ou une grille de notation à imprimer. Dites-moi quelles deux applications vous voulez comparer et je vous envoie le matériel adapté.